Zasady ochrony prywatności WDK Chat

1. Zasady ochrony prywatności WDK Chat
Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z WDK Chat jest Włodawski Dom Kultury, al. Piłsudskiego 10, 22-200 Włodawa. Kontakt: sekretariat@wdkwlodawa.pl, tel. 82 57 21 751.
Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się pod adresem inspektor@cbi24.pl.
Niniejsze zasady dotyczą czatu dostępnego pod adresem https://wdkwlodawa.pl/chat/, w tym powiązania konta z Facebookiem i korzystania z Facebook Login.
Charakter usługi
WDK Chat służy komunikacji pracowników i innych osób upoważnionych przez WDK. Dostęp zależy od uprawnień konta WordPress. Samo posiadanie konta Facebook nie nadaje dostępu do czatu.
Logowanie przez Facebook jest opcjonalne. Użytkownik może korzystać z logowania kontem WordPress bez powiązania swojego prywatnego konta Facebook.
Jakie dane przetwarzamy
W związku z korzystaniem z czatu przetwarzamy:
dane konta WordPress, w tym identyfikator użytkownika, nazwę użytkownika, nazwę wyświetlaną, adres e-mail oraz uprawnienia;
dane profilu czatu, takie jak pseudonim, avatar i ustawiony status;
treść wiadomości i przesłanych załączników oraz ich metadane, w tym nazwy i typy plików, daty przesłania i powiązanie z nadawcą oraz pokojem;
informacje o pokojach, ich członkach, zaproszeniach, powiadomieniach i odczytaniu wiadomości;
status dostępności oraz czas ostatniej aktywności;
dane techniczne niezbędne do logowania i utrzymania sesji; zakres logów serwera i zabezpieczeń: rzeczywiście rejestrowane dane, IP, daty żądań i informacje o przeglądarce
po włączeniu powiadomień push: adres subskrypcji urządzenia, klucze techniczne, informację o przeglądarce i czas zapisania subskrypcji.
Nie przesyłaj danych innych osób ani informacji szczególnie chronionych, jeżeli nie jest to konieczne i dopuszczalne w ramach wykonywanego zadania.
Dane z Facebooka
Po wybraniu logowania przez Facebook następuje przekierowanie do serwisu Facebook. Integracja WDK żąda uprawnienia public_profile i pobiera identyfikator użytkownika przypisany do aplikacji oraz nazwę użytkownika. W aktualnej implementacji nie pobiera adresu e-mail, zdjęcia profilowego, listy znajomych, postów ani wiadomości z Facebooka.
Do powiązania z kontem WordPress zapisujemy skrót kryptograficzny utworzony z identyfikatora aplikacji i identyfikatora użytkownika Facebook. Skrót nadal jest daną osobową, ponieważ jest przypisany do konkretnego konta WDK. Nazwa otrzymana z Facebooka nie jest przez ten moduł zapisywana w profilu WDK. Token dostępu jest wykorzystywany w trakcie obsługi logowania; moduł nie zapisuje go na stałe w profilu ani swojej konfiguracji.
WDK nie otrzymuje hasła do Facebooka. Moduł Facebook Login nie przesyła do Facebooka treści rozmów ani załączników czatu. Meta otrzymuje dane związane z samą obsługą logowania zgodnie ze swoimi zasadami.
Cele i podstawy prawne
Dane przetwarzamy w celu uwierzytelniania użytkowników, udostępniania komunikacji służbowej, obsługi pokoi i plików, zarządzania dostępem oraz zabezpieczenia systemu.
[DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ WDK/IOD: przypisać do każdego z tych celów właściwą podstawę z art. 6 ust. 1 RODO oraz, gdy ma to zastosowanie, konkretny przepis prawa. Uwzględnić status instytucji publicznej i relację pracowniczą. Nie przyjmować automatycznie zgody pracownika ani prawnie uzasadnionego interesu dla realizacji zadań publicznych.]
Opcjonalne powiązanie konta z Facebookiem i obsługa tej metody logowania: [DO UZUPEŁNIENIA: podstawa prawna ustalona przez IOD; jeżeli zgoda — zapewnić dobrowolność, jej udokumentowanie i możliwość wycofania bez negatywnych konsekwencji].
Obsługa żądań dotyczących danych służy realizacji obowiązków administratora wynikających z RODO, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Kto może otrzymać dane
Wiadomości, załączniki i informacje o uczestnikach są udostępniane w ramach funkcji czatu i uprawnień do danego pokoju. Dostęp administracyjny może przysługiwać upoważnionym osobom obsługującym system.
Dane mogą być przetwarzane przez podmioty zapewniające hosting, obsługę techniczną i pocztę na zlecenie WDK: cyber_Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Wierzbięcice 1B, 61-569 Poznań, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000685595, REGON 367731587, NIP 7792467259, kapitał zakładowy 370.591,30 złotych w całości wpłacony jako usługodawca hostingu

Przy korzystaniu z Facebook Login dane związane z uwierzytelnianiem przetwarza również Meta Platforms Ireland Limited, zgodnie z polityką prywatności Facebooka: https://www.facebook.com/privacy/policy/.
Jeśli dostępne jest logowanie Google, dostawca otrzymuje dane związane z uwierzytelnianiem. Moduł WDK pobiera identyfikator konta Google, nazwę, dane profilu i adres e-mail oraz informację o jego potwierdzeniu. Potwierdzony adres może służyć powiązaniu z istniejącym, uprawnionym kontem WordPress.
Jeśli włączona jest wyszukiwarka GIPHY, frazy wyszukiwania przesyła do GIPHY serwer WDK. Pobieranie obrazów z serwerów GIPHY przez przeglądarkę wiąże się z ujawnieniem dostawcy danych technicznych połączenia, np. adresu IP. Nie wpisuj danych osobowych w wyszukiwarce GIF-ów.
Powiadomienia push, jeśli je włączysz, są dostarczane przez infrastrukturę dostawcy przeglądarki lub systemu urządzenia. Powiadomienie może wyświetlać nazwę pokoju, dane nadawcy lub fragment wiadomości, także na ekranie blokady.
[DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić aktywne integracje, ich operatorów i zakres danych; usunąć opisy funkcji niedostępnych.]
Przekazywanie danych poza EOG
[DO UZUPEŁNIENIA: ustalić, czy dostawcy hostingu, logowania, GIF-ów i powiadomień przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; wskazać właściwy mechanizm z rozdziału V RODO, np. mającą zastosowanie decyzję o adekwatności lub standardowe klauzule umowne, oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń. Nie deklarować braku transferów bez sprawdzenia.]
Okres przechowywania
Powiązanie z Facebookiem przechowujemy do odłączenia konta lub wcześniejszego usunięcia powiązania przez administratora. Techniczne dane rozpoczętej operacji OAuth mają okres ważności 10 minut; ciasteczko tej operacji jest usuwane przy obsłudze powrotu z logowania.
Pozostałe okresy:
konto i profil: [DO UZUPEŁNIENIA];
wiadomości, pliki i informacje o pokojach: [DO UZUPEŁNIENIA];
status aktywności, powiadomienia i subskrypcje push: [DO UZUPEŁNIENIA];
logi techniczne i bezpieczeństwa: [DO UZUPEŁNIENIA];
kopie zapasowe: [DO UZUPEŁNIENIA: okres rotacji i postępowanie po przywróceniu kopii];
dokumentacja realizacji praw użytkowników: [DO UZUPEŁNIENIA].
Okresy ustalamy z uwzględnieniem celu przetwarzania, obowiązków prawnych i zasad archiwizacji. Sam fakt zakończenia dostępu do czatu nie uzasadnia bezterminowego przechowywania całej historii.
Cookies i dane na urządzeniu
Czat korzysta z mechanizmów niezbędnych do obsługi logowania, sesji i bezpieczeństwa. Funkcja Facebook Login używa technicznego ciasteczka wdk_chat_oauth z okresem ważności 10 minut. Informacje o pozostałych mechanizmach przechowywania danych na urządzeniu i ich okresach: [DO UZUPEŁNIENIA po sprawdzeniu WordPressa, czatu i konfiguracji strony].
Technologie wymagające zgody powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu. Akceptacja polityki prywatności nie zastępuje takiej zgody.
Prawa użytkownika
W granicach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia danych i sprzeciwu przysługuje w przypadkach przewidzianych w RODO. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Wnioski kieruj na sekretariat@wdkwlodawa.pl lub do IOD: inspektor@cbi24.pl. Możesz również napisać na adres siedziby WDK. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/.
Dane wymagane do posiadania uprawnionego konta są niezbędne do korzystania z czatu. Podanie danych z Facebooka jest dobrowolne; brak powiązania nie uniemożliwia logowania kontem WordPress.
[DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzić i opisać ewentualne zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, profilowanie lub inne wykorzystanie danych przez WDK. Sam automatyczny proces logowania nie oznacza automatycznie takiej decyzji.]
Usuwanie danych
Możesz odłączyć Facebook w swoim profilu WordPress albo zażądać usunięcia powiązania i innych danych, kontaktując się z WDK. Szczegóły określa strona „Usuwanie danych użytkowników WDK Chat”: [DO UZUPEŁNIENIA: publiczny adres strony].
2. Usuwanie danych użytkowników WDK Chat
Niniejsza instrukcja dotyczy danych przetwarzanych przez Włodawski Dom Kultury w związku z czatem https://wdkwlodawa.pl/chat/, w tym funkcją Facebook Login.
Odłączenie konta Facebook
Aby usunąć zapisane w WDK powiązanie z Facebookiem:
Zaloguj się do swojego konta WordPress.
Otwórz profil użytkownika pod adresem https://wdkwlodawa.pl/wp-admin/profile.php.
W sekcji „Logowanie społecznościowe — WDK Chat”, przy Facebooku, wybierz „Odłącz konto”.
Ta czynność usuwa z konta WordPress zapisany identyfikator powiązania i wyłącza logowanie tym powiązaniem. Nie usuwa konta WordPress, wiadomości, załączników ani kopii zapasowych.
Możesz również cofnąć uprawnienia aplikacji w ustawieniach Facebooka, w sekcji „Aplikacje i witryny”. Cofnięcie uprawnień w Facebooku nie jest równoznaczne z usunięciem danych wcześniej zapisanych przez WDK. Aby usunąć je w WDK, odłącz konto zgodnie z powyższą instrukcją lub prześlij żądanie.
Żądanie usunięcia danych
Wyślij wiadomość na sekretariat@wdkwlodawa.pl. Zalecany temat: „WDK Chat — usunięcie danych”.
Podaj nazwę użytkownika lub adres e-mail przypisany do konta WordPress i określ zakres żądania, np.:
usunięcie powiązania konta z Facebookiem;
usunięcie konta czatu i związanych z nim danych;
usunięcie wskazanych wiadomości, plików albo innych danych osobowych.
Jeżeli możesz, wyślij zgłoszenie z adresu przypisanego do konta. Nie przesyłaj hasła, tokenów logowania ani skanu dokumentu tożsamości. W razie uzasadnionych wątpliwości WDK może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, w zakresie proporcjonalnym do sprawy. Brak dostępu do konta lub przypisanego adresu nie wyklucza złożenia wniosku.
Możesz też złożyć wniosek do IOD na inspektor@cbi24.pl lub pisemnie: Włodawski Dom Kultury, al. Piłsudskiego 10, 22-200 Włodawa.
Przykładowa treść:
„Proszę o usunięcie moich danych związanych z WDK Chat w zakresie: [wskaż zakres]. Moje konto WordPress: [nazwa użytkownika lub adres e-mail]. Proszę o potwierdzenie realizacji oraz informację o danych, które muszą zostać zachowane, wraz z podstawą prawną i okresem dalszego przechowywania.”
Sposób realizacji
WDK ustala zakres danych objętych żądaniem i sprawdza, czy zachodzą przesłanki ich usunięcia. Usunięcie może obejmować powiązanie Facebook, dane profilu i konta, wiadomości, załączniki, informacje o aktywności oraz subskrypcje powiadomień, stosownie do żądania i obowiązujących przepisów.
Jeżeli dane muszą być zachowane, np. ze względu na konkretny obowiązek prawny albo niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, WDK wyjaśni przyczynę, zakres i podstawę prawną dalszego przetwarzania. Samo określenie „dane służbowe” nie stanowi ogólnej podstawy odmowy.
Dane w kopiach zapasowych: [DO UZUPEŁNIENIA: rzeczywisty termin rotacji, ograniczenie używania danych objętych usunięciem oraz procedura ponownego wykonania usunięcia po odtworzeniu kopii].
Termin odpowiedzi i prawa
Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli jego złożoność lub liczba żądań uzasadnia przedłużenie, termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu i jego przyczynach poinformujemy w pierwszym miesiącu.
W przypadku odmowy poinformujemy o jej powodach i dostępnych środkach ochrony prawnej. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO oraz skorzystać z sądowych środków ochrony prawnej.
Złożenie wniosku i jego obsługa są co do zasady bezpłatne. Wyjątki dotyczące żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych wynikają z art. 12 ust. 5 RODO.
Usunięcie danych w WDK Chat nie usuwa konta Facebook ani danych przetwarzanych przez Meta jako odrębnego administratora.
Uwagi wdrożeniowe — poza treścią stron
Uzupełnić podstawy prawne, retencję, dostawców, transfery i opis kopii zapasowych wspólnie z IOD. Potwierdzić aktywne funkcje Google, GIPHY i push oraz brak dodatkowych integracji.
Potwierdzić obsługę żądań pod wskazanym adresem sekretariatu.
Usunięcie rekordu konta WordPress nie gwarantuje usunięcia rekordów z własnych tabel czatu, plików, miniaturek i subskrypcji. Procedura musi obejmować wszystkie te miejsca. Sprawdzone „Odłącz konto” usuwa tylko powiązanie społecznościowe.
Opublikować oba dokumenty pod publicznymi adresami HTTPS, bez wymagania logowania. Propozycje: /chat-polityka-prywatnosci/ oraz /chat-usuwanie-danych/. Są to proponowane adresy, a nie potwierdzone opublikowane strony.
W Meta użyć odpowiednio „Privacy Policy URL” oraz opcji adresu instrukcji usuwania danych „Data Deletion Instructions URL”. Zwykła strona z instrukcjami nie jest technicznym callbackiem usuwania danych. Callback wymaga osobnej implementacji.
Dodać oba linki przy logowaniu czatu i w jego interfejsie. Zgoda na Facebook nie może zastępować podstawy przetwarzania komunikacji służbowej.
Przejrzeć ogólną politykę strony WDK, która obecnie zawiera szablonowe fragmenty WordPressa; oba dokumenty powinny być spójne.
Źródła sprawdzone 14 października 2026 r.
RODO, oficjalny polski tekst EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679
UODO, prawa do usunięcia i weryfikacja tożsamości: https://uodo.gov.pl/pl/493/4098
UODO, termin odpowiedzi: https://uodo.gov.pl/pl/615/4550
Meta, wymagania polityki prywatności: https://developers.facebook.com/documentation/development/terms-and-policies/privacy-policy
Meta, Platform Terms: https://developers.facebook.com/terms/dfc_platform_terms/
Meta, callback usuwania: https://developers.facebook.com/documentation/development/create-an-app/app-dashboard/data-deletion-callback
Dane kontaktowe WDK i IOD: https://wdkwlodawa.pl/rodo/
Pełne strony dokumentacji Meta zwracały błąd 429; wymagania publicznej polityki i jasnej ścieżki usuwania potwierdzono w indeksowanych wynikach oficjalnych stron. Dokument jest szkicem; nie jest deklaracją pełnej zgodności ani gwarancją akceptacji przez Meta.